uSelfCloud

2015年12月07日公開

株式会社原一探偵事務所様

現場と本部の情報伝達・共有を独自開発のシステムで効率化
正確さ、スピード、秘匿性を大幅に向上

『証拠のとれる調査会社』として創業以来、高度な技術に裏付けされた実績で業界をリードし続けている原一探偵事務所は、現場と本部の情報共有や指示の伝達における正確性、効率性をいっそう高めるためにシステム化が必要と考えていた。情報の秘匿性も重視して独自のシステム開発を決断した同社は、ユニアデックスとアプリケーション開発ベンダーの支援を受け、これからの業務になくてはならない優れたシステムを構築した。
PDFで読む(PDF: 412.7 KB)
ワークスタイル変革事例一覧へ

導入前

  • 現場と本部のやり取りは電話(口頭)が主で、聞き取りや伝達のミスがあった。
  • 別の調査員への引き継ぎに要する時間や手間が多く、迅速な対応が難しかった。
  • 調査員の端末に保存されている情報のセキュリティーをさらに強化する必要があった。

導入後

  • クラウドとスマートフォンを活用した独自システムを構築し、情報共有のスピードと正確性を大幅に向上した。
  • 必要な情報の集約が図られ、スムーズな引き継ぎが可能になった。
  • 報告書作成の際にも調査の履歴を確認でき、正確性が高まった。
  • スマートフォン(端末)にはデータが残らず、紛失などのリスクにも強くなった。

システムの特徴

  • アプリケーションは、クラウド基盤「uSelfCloud®」で運用
  • PC、スマートフォン向けアプリケーションは独自に開発
  • 調査に必要な情報だけ確認できるよう、アクセス権を細かく設定・制御
  • 端末には写真やビデオなどのデータを保存させず、情報漏えいを防止

経緯

現場と本部の連絡や情報共有の確実性と効率の改善が課題
独自のシステムを構築して解決することを模索

原一探偵事務所は、国内17カ所の拠点と100人以上の調査員を有し、1つの案件に対して複数の調査員が携わりながら正確な調査活動を行っている。従来、現場と本部との連絡は電話が主で、本部側ではその内容を手書きメモや書類としてまとめ、別の調査員に伝えていたという。そのため、情報の共有や伝達にかかる業務負荷が大きいため、現場への指示に時間がかかることが課題となっていた。

「最終的な報告書としてまとめるまでの進捗報告や本部からの指示は電話(口頭)で行われ、現場と本部との理解度や正確さの度合いがまちまちでした。1つの案件に複数の調査員が入れ替わりながら対応することや、本部側で受ける連絡は平均2~ 3分に1回と頻度が高いことなども考慮して、スマートフォンの活用やシステム化によってこれらの課題を解決できればと考えました。情報の伝達と共有をうまくできるようにして、現場、本部とも本来の業務に集中できるようにしたかったのです。」と福田氏は話す。

プロセス

要件定義と試験運用に時間をかけて完成度を向上
情報の秘匿性と業務の効率性を両立

同社は今回のシステム構築について、主要取引先である埼玉縣信用金庫にベンダーの選定を相談。そこで豊富なノウハウを持つユニアデックスを紹介された。ユニアデックスからの具体的な提案は2014年9月に始まり、システム運用基盤には、アマゾン ウェブ サービス(AWS)に決済代行などを付加した独自のクラウドサービス「uSelfCloud®」を利用することなど要件を詰め、2015年1月から正式に開発がスタートした。「uSelfCloud」上に置くシステムおよび現場の端末(スマートフォン)と本部で運用するアプリケーションの開発は、新和コンピュータサービスが担い、各社の連携によるプロジェクト体制が組まれた。

「最初は勤怠管理も含めたシステムにしようと考えましたが、まずは情報共有の部分から始めることにしました。メールやストレージなど一般的なサービスを使わず、当社独自のシステムを構築することは、情報の秘匿性を維持する上で重要と考えています。お客さまは秘密がどのように守られているかをとても気にされますし、業界の中でもあいまいにされがちな部分なので、明確に取り組みをお伝えできることは当社の強みにもなります。今回のシステム化は非常に革命的な変化だと思っています。」(山口氏)

2015年6月からの試験運用では、現場の調査員にも使ってもらいながら改善点を洗い出していった。

「現場でスマートフォンを活用するとき、感覚的に使いにくいと思われてしまうと利用の度合いが下がってしまいます。そうし たことがないように、いろいろ気を配りました。1ヵ月ほどの試用期間を経て本番運用に移行しましたが、現場の調査員は皆 スムーズに使いこなしています。」(福田氏)

効果・今後

情報共有の効率と正確性が格段に向上し調査成功率にも貢献
端末紛失時のセキュリティー対応も万全に

無事に構築を終えた新システムは「HARISS(HARaichi Information Sharing System、ハリス)」と命名され、2015年7月から正式に稼働している。現場からの連絡はテキストや画像/映像ファイルをHARISSに送り、関係者が随時確認できるようになったことで情報の共有スピードと正確性は格段に向上した。また、すべての情報はHARISS側にあり、端末には一切情報が残らないため、万一紛失した場合などの安全性も高まっている。

「必要な情報はHARISSにあるので見ておくように、と連絡すれば調査員はすぐ確認できます。会社に来る前に事前の準備や手配ができ、別の事案を引き継ぐ際にもスムーズに対応できるようになりました。報告書をまとめるときも、HARISSにある情報と照らし合わせて内容の確認や監査が可能になり、より正確さが増しています。運用開始からまだ数ヵ月ですが、すでになくてはならないシステムです。」(福田氏)

調査員へのアンケートで、HARISSの満足度は97%と非常に高い結果が出たとのこと。今後同社では国内拠点の拡充や海外拠点の新設などを検討しており、HARISSも機能を改善、拡充しながらさらに活用していくとしている。

「お客さま対応、本部業務、調査活動、報告書作成などさまざまな業務を分業体制で行うのは当社ならではで、長期にわたる場合など綿密な調査を行えることは強みでもあります。その一方で課題となっていた情報共有の仕組みを今回HARISSとしてシステム化したことにより、すべて解消できたのは大きな効果です。調査の成功率向上にもつながっていくでしょう。」(山口氏)

お客さまの評価

今後の事業展開を踏まえた継続的な支援に期待

「これまで人手や個人の器量に頼っていた部分をシステムとして整備したことで、これからの全国展開にも安心して取り組むことができます。
業務のボリュームが増えていくのは確実ですから、単に効率を良くするだけでなく、秘匿性や正確性を維持し続けることも重要です。
今後の機能拡張など、ユニアデックスと新和コンピュータサービスには引き続き支援をお願いできればと思います。」(山口氏)

スピーディ、的確、そして親身な対応に感謝

「要件定義の段階でかなりの時間を要し、また変更も多かったのですが、ユニアデックスと新和コンピュータサービスの対応力の高さと早さのおかげで本当に助かりました。
2週間に1 度は打ち合わせをさせていただき、親身に対応いただいて感謝しています。
おかげで調査員からも高い満足度を得られる良いシステムを実現できました。」(福田氏)

  • 株式会社原一探偵事務所
    常務取締役
    山口 浩司 様

  • 株式会社原一探偵事務所
    調査部 次長
    福田 雄一郎 様

Profile

株式会社原一探偵事務所
http://www.haraichi.co.jp/

所在地:埼玉県川越市上寺山2-1
発足:1974年(昭和49年)
資本金:8300万円
従業員数:150名
事業内容:浮気調査、素行調査、人探し/家出人調査など各種調査業務

page top