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Webブラウザでさまざまな電話操作を実行。迅速かつ正確なビジネスコミュニケーションを実現!/IPフォンナビゲーター
コストの大幅削減というメリットなどから、IPフォンを導入する企業は着実に増えてきています。しかし、IPフォンの導入によるメリットはコスト削減だけではなく、IP化されることによるさまざまなメリットが浮かび上がってきます。そうしたメリットを享受でき、IPフォンを十分に活用できるようになるのが「IPフォンナビゲーター」です。
そこで今回は、市場開発部副部長 津田 喜人、ネットワークインテグレーション部 高橋 義直から、IPフォンナビゲーターの機能や導入メリットなどについてご説明させていただきます。
津田 喜人 市場開発部副部長
津田 喜人
高橋 義直 ネットワークインテグレーション部
アドバンステクノロジー室
アドバンストエンジニア

高橋 義直


■ブラウザでのIPフォン操作を可能にする「IPフォンナビゲーター」

Q それではまず、「IPフォンナビゲーター」とはどのような製品なのでしょうか。
A 「IPフォンナビゲーター」は、さまざまな電話操作をWebブラウザ上で行えるソフトウェアです。これを導入することにより、従来の電話機やIPフォン端末の課題を解消し、効率的なビジネスワークを実現できます。

▼従来の電話機、IPフォン端末の不満点・課題
今までも電話会議システムはありましたが、使い勝手の面からあまり普及しませんでした。また、廉価なIPフォン端末には従来の電話程度の液晶しか搭載されていないことや、機能的にIPフォンのメリットを活かしきれていないものなどがあります。
最近注目を集めているIPフォンですが、コスト削減というメリットにばかりが注目されてしまい、こうした課題や不満点を解消できるメリットを持っていることまでは認識されていないように感じます。
そこで!これらの課題や不満点を解消する「IPフォンナビゲーター」をご紹介します。


▼「IPフォンナビゲーター」とは?
「IPフォンナビゲーター」は、電話帳の検索から発信、応答、転送などの基本的な操作や、複数人による電話会議など、さまざまな電話操作をWebブラウザ上で行えるソフトウェアです。電話会議の実施を容易に行えるほか、最低限の機能しか搭載していない廉価なIPフォンの機能を拡張するといった利用に適しています。

「IPフォンナビゲーター」を導入することで、より正確でスピーディーなコミュニケーションを社内やお客様と取れるようになり、効率的なビジネスワークを実現できます。
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「IPフォンナビゲーター」の利用画面イメージ
<クリックで拡大>


▼「IPフォンナビゲーター」の機能と利用の流れ
「IPフォンナビゲーター」は、発信、応答、保留、切断、転送、電話会議に参加するといった機能を持っています。電話番号は共有電話帳、グループ電話帳、個人電話帳といった3つの電話帳の中から選ぶことができ、番号の登録や編集はCSV形式に対応しているためとても簡単です。発信までの流れも特に難しいことはなく、電話帳から任意の電話番号を選んでクリックするだけです。またプラグイン機能を利用すると、Internet Explorerで閲覧しているページ上の番号から直接発信することなども可能となります。

◆「IPフォンナビゲーター」の利用の流れ◆
手順1.ID・パスワードによるログイン
ポータル画面から、ID・パスワードを入力してログインします。その際に、表示される言語を日本語か英語にするかを選択することもできます。
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手順2.ラインの選択
1ユーザーに対して複数の電話機、番号を割り当てている場合、利用するラインを選択することで、複数の電話機・番号を操作することができます。
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手順3.電話帳から電話番号を選択
電話番号は共有電話帳、グループ電話帳、個人電話帳の3つの中から選択します。選択する際には検索パッドを利用し、部署選択や名前の頭文字を入力するなどして、簡単に選択することができます。
また、この電話帳はCSV形式に対応しており、登録やダウンロードされるファイルもCSV形式です。電話番号やユーザー情報などの追加や削除といった編集を、Excelなどで容易に行えるため特別な知識は不要です。
手順4.電話番号に対してのアクションを選択
最後に、選択した電話番号に対するアクションとして、「電話をかける」「通話を転送する」「会議に参加させる」から選択します。

この画面には電話番号以外にも、部署名、メールアドレス、ユーザーの写真などの詳細情報を掲載できるため、発信の確実性を高めることができます。
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□ Internet Explorerプラグイン機能も装備
クライアントにプラグインをインストールすることで、Internet Explorerで表示されているページ上の電話番号を、反転させて右クリック⇒電話をかける と選択して発信することが可能となります。電話番号は、カッコつき、ハイフン入り、全角文字などでも問題はなく、0発信が必要な場合にも自動的に003〜 のように発信します。
さらに、発信履歴を残すことなどもでき、履歴で表示された番号をクリックして発信することも可能です。このプラグイン機能はオプションではなく、標準機能として提供します。
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■「IPフォンナビゲーター」の導入によるメリットと利用例

Q では、「IPフォンナビゲーター」を導入することでどのようなメリットを得られるのでしょうか?また、どのような形での利用方法が考えられるでしょうか?
A 社内外との電話によるコミュニケーションの質が向上し、オフィスワークが迅速になります。また、電話操作のシステム化によるビジネス効率の向上。さらには、顧客データベースとの連携によりスピーディーなCTIを実現することなども可能です。

▼「IPフォンナビゲーター」の導入メリット
まず一番大きなメリットは、電話によるコミュニケーションの質が向上することです。例えば、内線番号を把握していないために転送に時間がかかってしまう、担当者への確認のために一旦保留にする、あるいはかけ直す、といったようなことがなくなります。まず前者の場合、内線番号を覚えていなくとも氏名、所属部署などから転送先を簡単に検索することができます。後者の場合では、担当者を電話会議に参加させて即座に確認することが可能。このように、従来よりスムーズなコミュニケーションが可能となります。
こうしたことに加えて、電話操作をシステム化したことでオフィスワークがより迅速になり、企業としてのビジネス効率が向上します。また、顧客データベースと連携させることでスピーディーなCTIを実現し、ヘルプデスクやコールセンターなどを迅速かつ低コストに構築することも可能となります。

◆「IPフォンナビゲーター」導入による主なメリット
迅速な転送、間違いのない対応など、電話によるビジネスコミュニケーションが大幅に向上
電話操作をシステム化したことによるオフィスワークの迅速化
顧客DBとの連携によりスピーディーなCTIを実現し、ヘルプデスクなどの早期構築が可能に
・・・etc


▼「IPフォンナビゲーター」の利用例
「IPフォンナビゲーター」の利用例として、さまざま用途が考えられますが、今回は3人同時のコミュニケーションを実現する「3者会議システム」と来客者用の受付に利用する「受付電話システム」をご紹介します。
●3者会議システムとして
ビジネスを行ううえで、間に代理店などが入って仕事を進めることは日常的にあります。しかしこの場合、コミュニケーションが直接的ではない分、連絡が遅れたり、誤って伝わったりすることも多々あります。そこで「IPフォンナビゲーター」を利用すれば、簡単に3者間での電話会議が実施でき、スムーズなコミュニケーションが実現できます。
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●来客用の受付電話システムとして
PCとIPフォンを受付に設置することで、来客用の受付システムとして利用できます。ブラウザベースで簡単に操作できるため誰でも利用でき、顔写真付きの詳細情報を確認したうえで、確実に呼び出すことが可能です。また、この受付画面はWebベースのため、簡単かつ自由にお客様でカスタマイズすることができます。



■「IPフォンナビゲーター」の今後の展望について

Q では最後に、今後の展望などについてお聞かせください。
A 今後は、コールセンターでの利用ということを考えています。そのためのコールセンター機能もすでに開発中です。

▼ただのコールセンターから「IPコンタクトセンター」へ
「IPフォンナビゲーター」を利用することの最大のメリットは、システムを1カ所に集約できることです。IPでつながってさえいればどこからでもIPフォンを操作できますから、システムは東京に、実際のセンターは人件費の安い地方に、というように構築することができます。センターごとにシステムを構築する必要はないので、導入コストはもちろん運用コストも抑えることが可能です。多大なコストをかけることなく、迅速にコールセンターを構築できるのです。また、現在はコールセンターとして必要な機能も開発中で、コールセンターの機能をASPで提供できるような「IPコンタクトセンター」を構築する計画も進められています。「IPフォンナビゲーター」のこれからにご期待ください。



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