ビデオ会議システム導入事例

2016年05月06日公開

株式会社カノークス様

国内11拠点すべてにビデオ会議システムを一括導入
相互の連携とコミュニケーションの密度をより高める

あらゆる産業において重要な役割を持つ鉄鋼素材の流通事業で100年以上の歴史を持ち、日本の製造業を支えているカノークスは、変化の激しい経営環境の中で持続的な成長の基盤を確立すべく、全社的な改革の取り組みを続けている。その中で、多数開催される会議の運営とコストについて見直しを図り、拠点間連携の密度をさらに高めたいと考えた同社は、ユニアデックスの支援の下で全拠点へのビデオ会議システムの導入を実現。距離や時間にとらわれない自然なコミュニケーションで、会社全体の一体感を強めている。
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導入前

  • 会議に参加できない担当者も少なからずいて、コミュニケーションロスが生じがちだった。
  • 会議や説明会の開催頻度が高く、スケジュール調整や会議室の手配の負担が大きかった。
  • 全社一丸となった改革の取り組みにおいて、全拠点をつなぐコミュニケーション基盤の整備が重要となっていた。

導入後

  • 全国11拠点にビデオ会議システムを導入し、全国の担当者が参加する会議や説明会を無理なく開催できるようになった。
  • 会議や説明会だけでなく、ランチミーティングなどちょっとした打ち合わせなどでも活用が進んでいる。

システムの特徴

  • 名古屋本社および国内11 拠点すべてにビデオ会議システムを設置
  • 会議室の広さに合わせ、デスクトップ型と、任意サイズのテレビモニターを組み合わせるソリューション型を採用
  • タッチパネルやリモコンで操作しやすく、スムーズな運用を実現
  • 画質、音質と十分満足でき、自然なコミュニケーションを実現
  • フル活用で全社の一体感を従来にも増して醸成

経緯

全社一丸となって進めている改革の取り組みの1つとしてコミュニケーション基盤の強化を進める

カノークスでは国内11ヵ所の拠点をまたいだ会議が頻繁に行われているが、従来は集まるための移動時間や交通費の負担が大きく、会議室の予約やスケジュールの調整の手間も多かったという。同社は経営トップからの強い経営方針を受け、さらなる成長の基盤を確かなものにすべく業務の効率化や人財活用の高度化に取り組んでおり、ワークライフバランスの実現も積極的に進めている。そうした動きの中で、全国の拠点を結ぶコミュニケーション基盤の重要性が大きく高まることとなった。

「会議は支店や営業所単位、部門別など多岐にわたります。また、例えばマイナンバーの説明会を行うといった具合に名古屋の本社になるべく人を集めていました。それでも参加できない人や拠点があり、社内の情報共有やコミュニケーションが不十分なことが多かったのです。そこで、ビデオ会議システムを使って移動時間や交通費、宿泊費などの削減を図ると共に、会議や説明会をもっと気楽に、かつ全国から参加できるようにしてはどうかという話になりました。」と河辺氏は話す。

「当社ではCANOX ONEというグループ一丸となって推進している改革の取り組みがあります。また、女性社員を主体としたCANOX WOMAN活動も進めています。全社で変革の意識を持って日々の業務を行う中で、11拠点を一気に結んで会話していく機会が望まれていました。ビデオ会議の導入では、最初から全拠点がつながることを重要と考えていたのです。」(側島氏)

プロセス

費用対効果の試算も踏まえて全拠点同時展開を決断。ユニアデックスの熱意ある提案を採用

ビデオ会議システムの導入を決断した同社は、システム構築ベンダー数社に提案を求めた。同社が運用している業務システムの技術サポートを日本ユニシスが担っており、そのつながりでユニアデックスにも提案を依頼することになったという。
「最終的に4社ほどに提案をいただきました。その中で一番良いご提案だったのがユニアデックスでした。提案の内容もですが、営業担当の方が当社のことを本当に自分ごとと考えていただいていることが伝わってきたのも、選定の理由です。」(河辺氏)

ユニアデックスは、臨場感に優れ、使いやすさにも定評があるシスコのビデオ会議ソリューションCisco TelePresenceシリーズを提案。名古屋と東京をつないで実際の使用感を体験する機会も設け、好評だったとのこと。11 拠点同時に展開することから初期投資も増えるが、同社ではコミュニケーション円滑化が経営改革実現の要と捉えていたことから採用を決断した。

「毎月の営業会議も含め、1年の間にはさまざまな会議を行っています。リアルに人が動くので、年間では数百万円単位の出張旅費が発生していました。ビデオ会議システムを全拠点に導入した場合、数年で採算がとれるという社内の試算結果もあり、問題ないと判断しました。ご提案時にキャンペーンのご案内もいただいたのも、決断の後押しになりましたね。」(大関氏)

効果・今後

ちょっとしたランチミーティングにも活用。社内のコミュニケーション密度がさらに高まる

同社では2015年4月に導入を終え、その後積極的に活用している。グループウェアで設備の予約や利用状況を見える化するなど運用面を工夫している。各拠点に使い方を説明する写真入りの資料も配布し、導入初期の垣根を下げたとのこと。

「会議を開催する垣根も下がりました。必要なときにすぐ開催でき、横(拠点間)の連携が密になっています。」(塩手氏)
「クレームがあったときも、実物を見ながら話せるので、理解と対応が確実になりました。」(側島氏)

CANOX WOMANの活動で女性社員同士がランチミーティングで使うといった気軽な利用も活発になっているほか、駐在員が少ない地方拠点の担当者の疎外感も解消したという。

「社員が190名ということもあり、拠点は離れていても皆顔見知りでコミュニケーションの密度は高いほうでしたが、ビデオ会議システムの導入でさらによくなったと思います。導入から1年ほどが経ち、今後は社外の方とのやり取りもできるようになっていくでしょう。お互いのつながりをさらに強めてビジネス改革に貢献していきたいですね。」(河辺氏)

お客さまの評価

密なやり取りを通して期待通りの効果を実現

「ユニアデックスとは非常に密にやり取りさせていただき、期待通りの効果を実現できました。我々の知識不足や経験不足を補っていただくという役回りをよく理解されて、お任せしてよかったと実感しています。」(河辺氏)

社内のニーズを基にした改善や新たな発想に期待

「ビデオ会議に関する社内のニーズが多様に出てきています。それをユニアデックスに伝えて、共に改善していくことで、また新しい発想や使い方が生まれてくることを期待しています。」(側島氏)

臨場感あるシステムをさらに使いこなしたい

「とても臨場感があるシステムです。さらにうまく使いこなしていくために、カメラの配置や機能の活用法など、より実際的なところを教えていただけると嬉しいですね。」(大関氏)

運用面など不慣れな部分を丁寧にサポート

「運用面のサポートで、こちらが不慣れなところをわかりやすくお話しいただいたり、いろいろな方が丁寧に対応いただいたりして、とても助かっています。」(塩手氏)

新しいシステムは見やすく使いやすい

「直接拠点へ発信していくやり方と、あらかじめ会議室を設定しておいて該当拠点をつなぐ2通りがありますが、後者の方が画面がきれいに分割されて、とても見やすく、使いやすいのがいいですね。今後のサポートも宜しくお願いいたします。」(黒田氏)

  • 株式会社カノークス
    取締役 常務執行役員
    管理本部 副本部長
    河辺 道雄 様

  • 株式会社カノークス
    総務人事部部長
    兼 総務人事課長
    側島 紳司 様

  • 株式会社カノークス
    経営企画部 経営企画課長
    大関 利宏 様

  • 株式会社カノークス
    総務人事部 総務人事課
    課長補佐
    塩手 真太郎 様

  • 株式会社カノークス
    経営企画部 経営企画課
    黒田 裕規 様

Profile

株式会社カノークス
http://www.canox.co.jp/

所在地:愛知県名古屋市西区那古野1-1-12
設立:1897 年(明治 30 年)
従業員数:190 人
事業内容:鉄鋼、鉄鋼関連商品の販売および加工

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