Cisco WebEx導入事例

2017年06月01日公開

慶應義塾大学様

3万人を超えるすべての学生と教職員にWeb会議サービスを提供
共通認証システムと連携してスムーズに利用できる仕組みを構築

慶應義塾大学では、2017 年 2 月から東京都と神奈川県にある6つのキャンパスすべてで、3 万人以上の学生と教職員の全員が Web 会議サービス「Cisco WebEx」を利用できるようにしている。学術活動のグローバル化に対応し、日々の大学業務の効率化などにも貢献する施策として注目されており、ユニアデックスはその導入と構築、大学全体におけるサービス展開を支援している。
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導入前

  • 契約ライセンス数の制限から、Cisco WebExの利用には事前の申請が必要だった。
  • 学生や一部の教員は、Cisco WebExで開催された会議に招待を受け参加することしかできなかった。
  • 大学のグローバル化が進み、場所にとらわれないコミュニケーションの必要性が高まっていた。

導入後

  • Cisco WebEx のアカデミックオファーで、すべての学生、教職員が利用できる環境となった。
  • 慶應義塾大学独自の共通認証システム(keio.jp)とCisco WebExを連携させて、シングルサインオンによるスムーズな利用が可能となった。
  • キャンパス間の移動時間の短縮や、海外の大学との会議にも対応することが可能となった。
  • パンデミック対応や災害時の臨機応変な活用もできるようになった。

システムの特徴

  • 3 万人以上の学生、教職員全員が主催者権限でCisco WebExを利用可能
  • 慶應義塾大学独自の共通認証システムと連携する仕組みを新たに整備
  • 各キャンパスが保有する既存のビデオ会議システムと相互接続をするための基盤


経緯

学術活動・業務とも場所にとらわれないコミュニケーションの必要性がより高まる
グローバルでの利用実績や安定性を考慮してCisco WebExの全学展開を決断

慶應義塾大学では学内のコミュニケーションツールとして、Cisco WebExを2008 年頃から職員と一部の教員が活用していた。安定性が高く好評を得ていたが、契約ライセンス数の制限から事前の申請が必要だったため、臨機応変な活用や広範な展開には至っていなかったという。そこで、大学全体の ITインフラ構築や運用を担っているITC 本部が全学展開を検討し、すべての学生と教職員が利用できるサービスとして提供することを決断した。

「留学生を受け入れる際に現地との面接を行う、日本から海外へ留学している学生が日本の授業を受講する、論文審査に海外の研究者を副査として付けるなど、大学のグローバル化が進む中で、場所にとらわれないコミュニケーションツールが必要な機会は大きく増えています。Cisco WebExはグローバルでの利用実績が豊富ですし、複数のユーザーが同時に参加できるサービスとして全学展開に適していると考えました。」と金子氏は話す。

プロセス

Cisco WebExと大学独自の共通認証システムと連携させて
シングルサインオンによるスムーズな利用を可能に

2015 年に検討を始め、2016 年夏頃に全学への展開を正式に決定、導入・構築へと進めていった。Cisco WebExのアカデミックオファーを採用し、3 万人以上の学生と、教職員すべてが Cisco WebExを主催者権限で利用できる環境としている。これにより、誰もが自由に会議を開催することができるようになった。さらに、慶應義塾大学では「keio.jp」という独自の共通認証システムがあり、Cisco WebExを連携させて、すでに登録しているユーザーIDとパスワードでアクセスできるシングルサインオンの仕組みを構築することとなった。ユニアデックスはその開発と検証、運用サポートを担い、提案と議論を重ねながら対応していった。

「どのような仕組みが良いか、ユニアデックスからは複数のご提案をいただきまして、良いところ、懸念と思われるところを議論しながら最終的に現在の形へまとめていきました。全学展開で初めてCisco WebExに触れる人もいるので、マニュアルの整備や、スムーズな利用を促すカスタマイズのご相談とチューニングなどに数ヵ月ほどかかりました。」(山根氏)

「これほど大規模なプロビジョニングはあまり例がないということ、共通認証システムとの連携はある程度慣れていないと設定や対応が難しいことなど、いくつか懸念もありましたが、ユニアデックスには本当に粘り強く対応していただきました。正式にサービスの提供を始めてからはトラブルもなく、とても信頼性の高い仕組みを作っていただけたと思っています。」(坂東氏)

効果・今後

学術分野だけでなく大学業務の見直しにも貢献
利用促進に向けた取り組みを今度も継続していく

本格的な活用はこれから進み、授業や研究など学術目的のほかにも、教職員の会議、日々の業務など働き方の見直しとコスト削減にも効果が期待されている。また、Cisco WebExと合わせて導入したCisco Collaboration Meeting Rooms(CMR)Cloudでシスコ製はもとより、シスコ製以外の既存のビデオ会議システムとの相互接続性も維持されており、キャンパス間のコミュニケーションもさらに活発になると見込まれている。

「学生、教員とも、予想もしていないような新しい使い方をしてくるかもしれません。職員の場合は、会議などのスケジュール調整が楽になるといったメリットもあるでしょう。特に湘南藤沢キャンパスから三田キャンパスまでは片道 1 時間半ほどかかりますから、移動時間と交通費の削減につながると思います。また、例えば、教員が感染症などに感染してしまった場合でも、無理に出勤しなくても自宅からCisco WebExを利用して、業務を行うことができます。パンデミック対応や災害時にも役立ちますね。」(山根氏)

「Cisco WebExは非常に多機能なので、便利な使い方はまだまだあるでしょう。学内で説明会やデモなどを行っていくことも考えています。」(金子氏)

お客さまの評価

プロジェクトの進行をしっかりとサポート

今回のプロジェクトは、日々の通常の業務を行いながら進めることになり、メンバーの負担が大きくなっていたのですが、ユニアデックスには常に丁寧で確実な対応をしていただきました。ユニアデックスの力を借りて、新しいコミュニケーション環境を整えることができました。(金子氏)

より良い環境の実現に向けた支援にも期待

これから利用が進んでいくと、ユーザーからはさまざまな要望が出てくるでしょう。中には無理難題もあるかもしれませんが、それをどのようにくみ取り、反映していけばより使いやすくできるか、私たちと一緒に取り組んでいただけることを期待しています。(山根氏)

緊密な連携と迅速な対応に感謝

非常に大規模な事例となりましたが、ユニアデックスにはとても手厚くサポートしていただき、感謝しています。こちらの疑問や質問にもスピーディーかつ丁寧にお答えいただき、本当に助かりました。(坂東氏)

2017年3月取材

  • 慶應義塾
    インフォメーションテクノロジーセンター (ITC) 本部
    事務長
    金子 康樹 氏

  • 慶應義塾
    インフォメーションテクノロジーセンター (ITC) 本部
    課長
    山根 健 氏

  • 慶應義塾
    インフォメーションテクノロジーセンター (ITC) 本部
    坂東 佑一 氏

Profile

慶應義塾大学
URL:http://www.keio.ac.jp/

所在地:
三田キャンパス : 東京都港区三田 2-15-45
日吉キャンパス : 神奈川県横浜市港北区日吉 4-1-1
矢上キャンパス : 神奈川県横浜市港北区日吉 3-14-1
信濃町キャンパス : 東京都新宿区信濃町 35
湘南藤沢キャンパス : 神奈川県藤沢市遠藤 5322
芝共立キャンパス : 東京都港区芝公園 1-5-30
創立:1858 年
学生数:約 33,530 人
専任教員数:約 2,680 人(常勤者、有期契約を含む)
職員数:約 3,002 人(常勤者、有期契約を含む)
学部 / 研究科数:10 学部、14 研究科
2017 年 5 月1 日現在

関連情報

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