グローバル案件 コミュニケーション術:伝わる言葉で伝える(第1回目)

Global Business Communication: Conveying the true meaning within a conversation <Column 1st of 3>

アジアビジネス通信


2021/8/31

ENGLISH

こんにちは。ユニアデックスでグローバルビジネスを担当している三浦です。
さまざまな事業展開やサービス提供を行う際に、メールやコミュニケーションツールをはじめ、ICTインフラは必須の基盤となっております。今やその展開が海外拠点にまで広がっており、日本と海外拠点間のネットワーク接続は当たり前になっています。しかしながら、まだまだグローバル拠点で日本と同じシステムを構築し、同じ品質で利用・運用を行っていくことに課題を持たれている方は多いかと思います。

そこで今回、「グローバル案件コミュニケーション術:伝わる言葉で伝える」と題して、コミュニケーションをテーマに全3回のコラムをお届けします。いくつかの事例を元に実経験を踏まえてご紹介しますので、現在課題をお持ちの方、今後グローバル案件に携わる方、異文化コミュニケーションに興味のお持ちの方など、さまざまな課題解決の"きっかけ"と"小さな勇気"のお役に立ちますと幸いです。

文化の違いを乗り越えて

私が、グローバル案件に携わったきっかけは、1990年代に初めて海外出張した米国シカゴでした。その後、1999年から米国シリコンバレーで業務するチャンスがありましたが、2001年の9.11は衝撃的な事件でした。今となればもうおよそ20年前の話ですが、今でもはっきり記憶に残っています。それから、さまざまなプロジェクトに携わり、文化・気質の違う各国のスタッフと連携しながら案件を経験してきましたが、今回はこのような中で今でも覚えている案件の話からはじめます。

当時、担当していた案件で米国アトランタ在住のエンジニアから一通のメッセージを受信しました。
「ごめん2時間だけ家族とのクリスマスパーティーに出なきゃいけなくて、必ず戻ってくるから」
2003年当時、東京―名古屋間で、長距離光多重伝送装置(DWDM)を使った光伝送システムを構築していました。システム構築も佳境に入っており、機器ベンダーの米国人のエンジニアがリモートアクセスしながら、システム調整と動作確認を行っていた際の一コマです。
カットオーバーも迫っている状況で、お客さま立ち合いのもと作業をしていました。お客さまは「ほんとに戻ってくるのかな〜??」と半信半疑。しかも、クリスマスといった特別なイベント時期であり、仕事より家族を優先する米国人の気質もあり一抹の不安はあったものの、彼なら必ず戻ってくると信じていたことを今でも覚えています。


当時からコミュニケーションの大切さを上司から強く教えられていました。特に情報通信に携わる仕事をしているため、正しく伝える、伝わる表現で伝えるということに意識をおいていた気がします。
もちろんメールや電話のみでも調整はできるし、それなりの人間関係はつくれるかもしれませんが、緊急時や特別対応が必要となった際に、適切な対応をしてもらえるかは、これまでのコミュニケーションの取り方や、実際に会って会話をしたことがある人と、そうではない人では、明らかに対応や優先度に違いが出てくると思っています。

このケースにおいても、まず「日本ではシステム構築・メンテナンス作業は世間一般の人が休みの間に行われることが情報通信業界の常識で、それはお正月や夏休み、もちろんクリスマス期間も例外ではない。」ということをとことん説明した上で、スケジュールを調整してもらえるようお願いしていました。
彼にとっては理不尽な文化だとしか思えなかったかもしれませんが、それでも2時間後には約束通り戻ってきてくれて、無事システム開通を完了することができたのです。

最後まで日本側の都合に合わせた対応をとってもらえたこと。これはひとえに、このプロジェクトの開始当初からきちんと行われていたFace to Faceでのミーティングや交流を通して、エンジニアとの信頼関係を構築することができていたからこそ得られた結果だと思っています。また、お客さまからは「海外ベンダーとの信頼関係と連携が素晴らしいですね」と、感謝の言葉をいただき、なにものにも代えがたい達成感を味わうことができました。
17年程前の話ではありますが、グローバル案件を行う際はコミュニケーションが特に重要だということを実感する良い経験になりました。

そんな(稀な)成功体験をもう一度味わいたい一心で、現在は中国・東南アジア向けのシステム導入・プロジェクト展開を行っています。コロナ禍において、対面での打ち合わせや海外出張ができない状況であり、Web会議やメールのみでのコミュニケーションが多くなっていると思います。そんな中で相手にこちらの思いがきちんと伝わっているのか?期待通りのレスポンスを得られているか?客観的に自問自答してみるのも良いことかと思います。

ケーブリング / cabling

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ユニアデックス 三浦 昌弘 / Mashiro Miura UNIADEX

三浦 昌弘(Masahiro Miura)

2002 年株式会社ネットマークス(現ユニアデックス株式会社)
入社。サービスプロバイダ事業部にて、通信キャリア向け伝送装
置の販売、プロジェクト管理を行う。2008 年国際事業部にて、
東南アジアにおけるICT インフラ構築プロジェクト管理を行い、
グローバル拠点IT運用アウトソースプロジェクト管理、中国・東南アジア向けPC端末展開案件管理などを行い、現在に至る。

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ENGLISH

Global Business Communication: Conveying the true meaning within a conversation <Column 1st of 3>

Hello, this is Miura. I am a sales representative in charge of handling global businesses at UNIADEX, Ltd.
ICT infrastructures such as e-mails and other communication tools are now mandatory to broaden a company's businesses and to provide any kind of services. It is now more common to connect a network between Japan and other locations outside of Japan. Despite such changes in the requirement; however, many companies are still using the same system and the management method used domestically in Japan to their overseas locations. As a result, many are facing issues with the way the network is used and its management.

I therefore would like to present 3 columns as titled to talk about the experiences I had in communication especially with others with different cultural backgrounds: [Global Business Communication: Conveying the true meaning in a conversation]

I will write from my experience for anyone currently having issues, anyone involved with global business opportunities and/or for anyone interested in multi-cultural communications. I hope it will be a good "trigger" to solve any issues you may be facing by providing a little push on your shoulder.

Overcoming the cultural differences

The very first "global" business I got involved with was back in the 1990's when I made a business trip to Chicago in the U.S.
I then started working in Silicon Valley in 1999. The 9.11 incident in 2001 was very shocking. I can't believe it's already been over 20 years.
I was involved with multiple projects since then and collaborated with staffs from various countries with different cultures and natures. Here is my most memorable experience I had.

I received a message from an engineer residing in Atlanta, Georgia.
He said "Sorry, I must attend a Christmas party with my family for 2 hours. I promise I will be back."
That was when we were deploying an optical transmission system between Tokyo and Nagoya using a Dense Wavelength Division Multiplexing (DWDM) unit. The system deployment was facing its most critical phase when that American vender engineer was remotely testing the system's functionality and making adjustment.

As the cut over time was approaching, the client was also at the site watching the work we did. The client was so unsure and asked, "Is the engineer really coming back??" We knew how special of an event Americans considered Christmas. We were also aware that the nature of many Americans prioritized family matters over work. However, I trusted that he would come back despite a small anxiety I felt.

My boss back then had strongly taught me the importance of communication. Especially for those of us who worked in the Telecommunication related industry, we had to focus on conveying the words correctly by using expressions that can be understood.

Of course, necessary arrangements and even an adequate human relationship can be made using only the e-mails and by making phone calls. However, whether or not if that person will go the extra mile to make the appropriate actions at the time of emergency will depend on the quality of the communications we build up to that moment. I believe that the actions and the priority to be given by a person will clearly differ if you met him or her in person.

For this particular project, I clearly explained the situation to the engineer in advance. I asked him to arrange the schedule by telling him, "The system deployment and maintenance tasks in Japan are generally made on the weekends and during holidays, and that included the New Year, summer holidays and Christmas."
It was probably an irrational cultural request for him to accept; however, he came back 2 hours later that day as he promised to complete the system deployment as a success.

He made a special arrangement to cater to the conditions Japan side requested. I strongly believe that this is due to the fact that we were able to build a trusting relationship by having face-to-face meetings and interactions since the beginning of the project.

The client had also commented, "The trusting relationship and the collaboration Uniadex had with the overseas vender is supreme." That client appreciation was a very satisfying feeling for me more than anything.

This experience was about 17 years ago already. But it taught me how important a good communication is especially when handling any projects globally.

As I would love to have the same satisfying experience again, I am currently working hard on system deployment and project implementation opportunities in China and Southeast Asia region.

Due to COVID-19 situation, more and more communications are being made by having web meetings and e-mails only. Are you conveying the true meaning and the passion in such a situation? Are you getting the responses that you wish for? Maybe, it is a good opportunity to objectively ask yourself these questions.

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Netmarks is the subsidiary/related companies of UNAIDEX, Ltd. in China/Southeast Asia. Members of Netmarks entities can immediately cater to the incidents by providing the perfect cabling.

Newly built plant IT infrastructure deployment in Johor Bahru, Malaysia

Newly built plant IT infrastructure deployment in Johor Bahru, Malaysia. A new plant was being built in an open lot where there was no street address being assigned yet. We provided the IT infrastructure for the new buildings being built. I wore a helmet and a pair of safety boots for 2 months at the site to manage the project.

Beer after work with the colleagues. The best!

Beer after work with the colleagues. The best!

masahiro miura

Masahiro MIURA

Joined Netmarks Inc. (currently, UNIADEX, Ltd.) in 2002. Sold transmission units for the communication carriers and provided project management under Service Provider Business Division. Managed ICT infrastructure deployment projects for the Southeast Asia region under Global Business Division in 2008. Also managed outsourcing projects for IT management of the global locations and PC unit deployment project management for China and Southeast Asia.


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2021年08月31日公開
(2021年10月29日更新)
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