ビデオ会議システム導入事例日本海洋掘削株式会社様
2014年10月17日
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- コラボレーション
- グローバル
本社および海外の全拠点にビデオ会議システムを導入し、日々のコミュニケーションの確実性を向上
日本で唯一の海洋掘削専門企業として、世界のさまざまな海域で石油や天然ガス開発のための掘削工事を手掛けている日本海洋掘削は、エンジニアリングサービスや掘削技術を応用した陸上での工事事業も手掛け、多様化する顧客ニーズに日々応えている。海外拠点と本社、また拠点間における適切な状況の伝達、意図の把握が課題となっていた同社は、新たなコミュニケーション基盤としてポリコムのビデオ会議システムを導入。映像を活かした、より確実な意思疎通を実現している。
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日本海洋掘削株式会社尾上 陽一氏
取締役常務執行役員
作業部長
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日本海洋掘削株式会社鈴木 行一氏
情報システム室長
導入前
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電話やメールによるやり取りで、意図が適切に把握できないことや、状況が正しく伝わらないことが多々起きていた。
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電話によるやり取りは1人対1人のため、複数の担当者や拠点間のコミュニケーションが円滑にできなかった。
導入後
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ビデオ会議システムの導入で、相手の表情、現場の状況などを映像で見ながら、的確な把握とコミュニケーションが可能になった。
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複数の拠点、担当者が同時に参加できるようになり、相互のやり取りの確実さが向上した。
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現在は現場関連の連絡に加え、経理部の定例会議にもビデオ会議が活用され、グループでのディスカッションが行われている。
システムの特徴
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本社および各海外拠点にポリコムのビデオ会議システムを設置
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既設のテレビモニターを活かしてビデオ会議の環境を整備
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リモコン操作で簡単に起動でき、必要なときにスムーズに利用
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今後、IP電話システムとの接続やモバイル端末の活用も検討
経緯
メールや電話では難しい的確なコミュニケーションが課題
改善のためにビデオ会議システムの導入を決断
日本海洋掘削は、海外に複数の事業所を持ち、さらに海上で掘削作業を行うリグから近い地域にも事務所を設置して、日本の本社と緊密に連絡を取り合えるようにしている。以前は相互の連絡手段はメールまたは電話だったが、文字や音声だけではお互いの意図や状況が的確に伝わらないことが多々あり、改善の必要性を痛感していた。何かある度に現地へ出張を繰り返すのも負担が大きくなるため、解決策としてビデオ会議システムの導入が検討された。
「海上でリグを操業していますので、多かれ少なかれ、毎日何らかのトラブルはあります。日々のやり取りはその時の状況や対応についてのディスカッションが主で、事故が起きた時には早急なコミュニケーションが必要です。また、お客さまである石油会社などから要望が出てきた際に、どう対応すればよいか？ ということも都度話し合っています。
ニュアンス的な部分を含め、お互いが打ち合わせの内容をスムーズに理解するにはメールや電話の情報プラスαの要素が求められると感じていて、ビデオ会議が役立つと考えたのです。」と尾上氏は話す。
複数の拠点や担当者が同時にやり取りするケースもあったため、ビデオ会議による多拠点接続への期待もあった。Web会議システムは以前に導入していたが、活用の度合いはあまり高くなかったという。
「Web会議でも相手の顔を見られますし、ホワイトボード機能なども評価はされていましたが、毎回PCを起動しなければならないのがネックでした。ボタン1つですぐ利用でき、簡単に使えるものが良いという意見は本社、現場とも多かったですね。」（鈴木氏）
プロセス
ユニアデックスの勧めでポリコムのRealPresence Groupシリーズを採用
本社、各拠点へ自分たちで設置
同社は以前からネットワーク周りの構築をユニアデックスに任せており、信頼関係を築いていた。今回のビデオ会議システムについて相談したところ、ポリコムのRealPresence Group シリーズを提案され、画質や機能、コスト、今後の拡張性など踏まえて決定した。導入作業は2013年11月からはじめ、2014年2月にはすべての拠点への設置を終えている。
「ビデオ会議の機材はすべて日本で調達し、各拠点へ持ち込んで自分たちで設置や確認を行っています。基盤となるネットワークは、あらかじめユニアデックスに設計しておいてもらったので、非常に助かりました。こうした機器の持ち込みに規制がある国もありますが、そこもユニアデックスが事前に調べてくれたおかげでスムーズに進められました。」（鈴木氏）
効果・今後
使いやすいシステムで期待した効果を十分に達成
IP電話や外部システムとの連携を今後検討
導入したビデオ会議システムはどの拠点でも問題なく利用できており、コミュニケーションの確実さは向上した。海外の拠点ではネットワーク帯域が十分得られないところもあるが、画質、音質とも十分なレベルを保っており、期待した効果は得られているとのこと。
「複数の担当者が参加しているとき、カメラが自動的に発言者をフォーカスするのは予想以上に便利ですね。今は現場関連で日々活用しているほかに、経理部が定期的なビデオ会議にこのシステムを使っています。グループでディスカッションできるので、非常に効果的だと思います。」（尾上氏）
今後の検討課題としては、本社や拠点以外の場所からもビデオ会議に参加できるよう、外部連携やモバイル端末の活用が挙がっている。また、海上にあるリグとのコミュニケーションも実現できればと考えている。
「今回導入したビデオ会議システムと社内のIP電話システムの連携、PCからの接続などを検討中です。リグともビデオ会議ができるようになれば理想的ですが、回線速度などの問題もあるので、音声だけでも参加できるようにしたいと思っています。また、ゲートウェイを介して外部のシステムと接続できるようになれば、お客さま企業とのコミュニケーションにも役立つでしょう。」（鈴木氏）
お客さまの評価
しっかりしたサポートで継続性、安定性を維持
「当社の業務は海外で展開しているので、継続性や安定性を重視しています。ビデオ会議でも、ネットワークでも、切断が起きないことが重要です。ユニアデックスはサポートもしっかりしていて、とても助かっています。今回導入したシステムを使って、 入社式の時に社長の挨拶をドバイから中継したのですが、その時もトラブルなく活用できました。
業務の中でITを活用するのは当たり前になりましたが、そこで本来の仕事がきちんとできているかということをさらに突き詰めて、日々の業務を見直し、簡素化、集約化していく必要があると思っています。まだまだできることは多いはずなので、ユニアデックスには今後も支援をお願いしたいですね。」（尾上氏）
将来の問題を見通した、積極的な提案に期待
「ユニアデックスとは、当社のERPのサポートやICT関連のヘルプデスク対応をお願いして以来の長いお付き合いです。業務内容を理解して、いつも適切に対応いただいています。今回のビデオ会議システムもそうでしたが、ネットワークに何かをつなぐのであれば、最初に相談しています。
今後は、新しい課題が出てきたときにすぐ対応できるよう、世間の動向を常に捉え、将来の問題などを予測して、提案をいただけるとありがたいです。製品やツールは増えていますが、それらを組み合わせることで生まれる新たなメリットの訴求など、さらに積極的なアプローチを期待しています。」（鈴木氏）
2014年10月取材
Profile
- 本社所在地
- 東京都中央区日本橋堀留町２- ４- ３ 新堀留ビル
- 設立
- 昭和43年4月23日
- 資本金
- 75億7,200万円
- 従業員数
- 連結 327名、単体 128名
- 事業内容
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- 石油/天然ガスの探鉱、開発に関する掘削作業および建設工事等の請負
- 掘削技術を応用した工事の請負
- これらに関連する調査、設計、監理および技術指導
- ※記載の会社名、製品名は、各社の商標または登録商標です。
- ※自治体・企業・人物名は、取材制作時点のものです。