【後編】いまさら聞けないPPAP問題
～PPAPをやめたいけど踏み出せない方に～

早いもので前編から2カ月が経過しました。その間、ワタシの腰痛としびれが悪化してMRIを何度も撮影しましたが、異常は見つからず治療を続けています。皆さまはいかがお過ごしでしょうか。まだまだ暑い日が続きますが体調に気をつけてお過ごしください。

日本での脱PPAPの動きが一気に広まったのは、2020年11月の平井卓也氏（初代デジタル大臣）の発言からです。中央官庁の脱PPAP宣言は多くのメディアで取り上げられ、多くの人々の記憶に残っているでしょう。ワタシの周りでも、驚きと称賛が混ざった強い反応があったことをよく覚えています。

平井卓也氏の脱PPAP発言（2020年11月18日、@hiratakuchan ）

その後、大手IT企業を中心に脱PPAP宣言が次々となされました。そして、2021年12月1日には文部科学省から、全てのメール送受信において、ファイルを添付する際にはクラウドストレージサービスBoxを使って添付ファイルを自動保存し、受信者がダウンロードできる仕組みを導入するという、脱PPAPのニュースリリース^_※1 が出されました。

さらに、2022年8月には、金融情報システムセンター（FISC）がメールにパスワード付き圧縮ファイルを添付する方式を原則として廃止し、ファイル共有サービスを利用した方式へ移行することを発表しました。^_※2
このように脱PPAPは民間企業だけの動きではなく、官公庁や各種団体を含む幅広い範囲で展開されています。これは、単に、ファイルの送受信方法を変えるというだけではなく、データを確実に守るための動きとなっています。
なお、弊社BIPROGYグループでは、2019年10月から脱PPAP運用が全社にアナウンスされました。アナウンス当初の社内のザワつきはまだ鮮明に覚えていますが、社長、役員などの上位役職が率先してPPAPをやめていったことお伝えしておきたいと思います。

※1　文部科学省「文部科学省における添付ファイル付きメールの運用に関するお知らせ」

※2　金融情報システムセンター「当センターにおける外部機関等との間のファイル授受方式変更に関するお知らせ」

これは顧客の個人情報、購買履歴、行動パターンなどを含みます。このデータは、マーケティング戦略を策定したり、新製品を開発したりする際の重要な指標となります。

これにはビジネス戦略、未公開の金融情報、研究開発の成果、特許申請中の情報などが含まれます。これらの情報が外部に漏れると、競争優位性を損なうだけでなく、法的な問題を引き起こす可能性もあります。

従業員の個人情報や職務に関連する情報も重要な情報資産であり、適切に管理し、プライバシー法規制を順守する必要があります。

これらの情報は 、適切な情報セキュリティー対策を施し、管理する必要があります。具体的な対策には、アクセス権管理、情報の暗号化、バックアップ、セキュリティー意識向上トレーニングなどが挙げられるでしょうか。

いかがでしたでしょうか？脱PPAPをきっかけに、企業にとって重要な資産（データ）の管理方法を見直す良い機会になればと思います。幸いなことに、電子帳簿保存法やインボイス制度の改定が近づいています。これに伴い、企業は今まで以上に電子データをさまざまな顧客や関係者と交換するシーンが増えてきています。この機会に、従来のPPAPをそのまま使い続けるのではなく、今回ご紹介した Mail2Cloud やオンラインストレージBoxなどの活用を検討してみてください。これらは企業の情報資産保護を強化するだけでなく、データの共有と活用の効率化にもつながります。