シニア社会学会社会情報研究会 オンライン開催に挑戦!【未来飛考地図】

未来飛考地図
MIRAI SERVICE - Future Service Laboratory

2020年7月9日公開

「デジタル社会に必要なシニアの情報リテラシーとは?」をテーマに研究活動を続けている一般社団法人シニア社会学会社会情報研究会。未来サービス研究所の八巻も研究会の一員として、毎月の定例会に参加してきました。

しかし新型コロナウイルスの影響により会合は3月から休止に。シニア世代の参加者が多いこともあり、感染のリスクを考慮すると、対面の研究会を再開することになかなか踏み切れずにいました。ならば、情報リテラシーを研究する会として新しいスタイルにも挑戦してみよう!ということで、6月の研究会は初めてのオンライン開催になりました。

慣れないWeb会議の準備から実践までには、いろいろな試行錯誤がありました。その過程もあまねくお伝えしますので、同じようにWeb会議にこれから挑戦しようという方のご参考になれば幸いです。

ツールを選び、Web会議のリハーサル開始

慣れないオンライン研究会、まずどのWeb会議ツールを使おうか...という検討から始めました。初心者でも使いやすいツールといえば筆頭に上がるのはZoomです。実は、シニア社会学会ではシニア向けの分かりやすい「Zoom利用の手引き」(注)をWebで公開しており、Zoomが最有力候補でした。しかし、

・事務局で有料アカウントを持っていないため、時間制限がネック
・事務局2名は、ふだんの仕事でZoom と異なるWeb会議システムを使っているため操作に詳しくない。もちろんホストになったこともない

...という懸念が。会議主催者をはじめ誰も慣れていないなか、40分限定で研究会をしてもやっと全員つながった頃に終わりが来てしまうかも...という不安がありました。
そこで、事務局2名がふだん使っており時間制限のないGoogle ハングアウトとSkypeも候補にして、研究会本番の前に事務局2名でWeb会議のリハーサルをしてみました。

リハーサルでは、まずGoogle ハングアウトから開始。メールを受信してURLをクリックするところまではスムーズでしたが、参加者それぞれがGoogleのアカウントとリンクさせなければいけないため、私用のアカウントでは勤務先のネットワークから繋がらない、Googleのアカウントを持っていない人にとってはアカウント設定から始めなければならない、など難しそうだということになりました。

続いてSkypeのWeb版にトライ。しかしこちらもWeb版がうまく開かない事態になり、アプリのインストールとアカウント設定が必要になったので挫折。三度目の正直で最後にZoomを試してみたところ、これまで使ったことがない事務局員でも一番スムーズに会議室までたどり着けた!ということで結局Zoomに落ち着きました。

案内メールにも工夫

たとえ40分という短時間でも、まずは皆がオンラインになりつながることで今回の研究会は成功とすることにしました。しかし参加者6名中、半分の3名がZoom初体験。Web会議自体が初めてという方もいらっしゃいます。会議の案内メールを出すのも、内容をわかりやすくするために表記に工夫をしました。

<案内メールに記載した内容>
★会議URLとパスワード
ミーティングIDは、利用しなくても接続できるパターンが多く、かえって記載があると情報として混乱するため削除しました。
★事前準備に必要なこと
インターネットに繋がる(会議URLの記載してあるメールが見られる)パソコンかタブレット、もしくはスマートフォン
ポイントは、マイクとカメラが使えるか事前に確認しておいてもらうこと。デスクトップのPCを使用されている方の場合、カメラが無かったりしますので注意が必要です。
さらに、イヤホンがあると声が聞き取りやすくなることもお知らせしました
★緊急連絡先 
会議に接続できない時の連絡用に、事務局の携帯電話番号をお知らせ
★会議主催者は開始時間ぴったりに接続、他の参加者は3分ほど後に接続する
待合室の説明を省略し、ホストの少し後に接続してもらうようにしました

いざ本番!

当日は、時間と同時に続々と接続され、5分も経たないうちに全員が無事参加!つながらないトラブルがあるのでは?という心配は杞憂に終わりました。
むしろ、会議主催者のほうで音声に不具合があり(緊急連絡先を事前に共有していて助かりました!)、再度皆さんに同じ会議に入り直してもらうというトラブルがあったものの、再接続もスムーズにいきました。

Zoomでは、最初は話をしている人がメインで大きく写る画面になっていますが、全員が同じ画面に映るギャラリービューへの切り替えも慣れない人にはわからないものです。
そこで、Zoomに詳しいメンバーがオンライン越しにギャラリービューへの画面切り替えの方法をレクチャーすると、「テレビなどに出てくる、オンライン通話のシーンと同じ画面だね!」と一気に盛り上がりました。

シニア社会学会社会情報研究会

ギャラリービューへの切り替えに成功。みんな笑顔です


久しぶりの研究会、印象的だった読み物の紹介をする方、飲み会などオンラインを使いこなしていらっしゃる方、大学でのオンライン講義の講師にようやく慣れてきた方...とそれぞれの近況報告に花が咲きました。

次回は時間を気にせず会合を持つにはどうしたらいいか?という話題にもなり、近況報告メインの会であればオンライン飲み会用のサービスを使っても良いのでは、という意見も出ました。
自宅でガラケーしか持たれていない方への対応をどうするかなど課題も残りますが、リモートという形での研究会の継続に可能性を見出すことができる試みとなりました。

一般社団法人シニア社会学会は、今年設立から20周年を迎えます。活力ある老若男女共同参画社会を創りあげることを目的とし、社会情報研究会の他にも多くの研究会が活発に活動しております。ご興味のある方は、シニア社会学会事務局までお問い合わせください。

(注)「Zoom利用の手引き」
企画・監修:シニア社会学会理事/公益財団法人ダイヤ高齢社会研究財団 澤岡詩野主任研究員

【関連サイト】
シニア社会学会(JAAS)

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2020年07月09日公開
(2020年07月09日更新)
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