テレワークあるある3 Web会議やテレビ会議、どうしてる?【未来飛考地図】

未来飛考地図
MIRAI SERVICE - Future Service Laboratory

2020年3月11日公開

集合形式の会議ではなく、遠隔の相手と会議をするシステム(Web会議やテレビ会議システム)が急速に普及しています。

システムの使い方がまだよくわからなくて...という方や、職場に設置されている遠隔会議システムで打ち合わせをすることはあったけれど、自宅でテレワーク中に一人で参加することは慣れていない...という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
今回はそんな時の「あるある」をご紹介します。



遠隔会議の設定と開始

『すでに設定してある遠隔会議に参加することはできますが、自分が会議設定者になるのは正直まだ自信がないです。ちゃんと参加者みんなが繋がるかな、もし音が出ない人がいたらどうしよう...と、無事に会議が始まるまでドキドキしてしまいます。本音を言うと、遠隔会議は誰かが設定してくれたものに乗っかりたい』

『大人数で遠隔会議をすると、最初は音声が出ない人がたいてい一人はいます。原因は様々ですが』

Web会議やテレビ会議を始めるときは、「参加者のITリテラシーにはばらつきがある」ことを念頭に置いておきましょう。

とくに、最近は多くの種類の遠隔会議システムが市場に出ており、1社の中で複数の仕組みを導入するケースもあります。
社外のお客様から指定があった遠隔会議システムは、まだ一度も使ったことがないものだった...というケースも出てきています。

接続トラブルにそなえて、遠隔会議を開始するときは、システムを起動すると同時にもう一つ相手と連絡が取れる手段(Eメール、チャット、電話など)をオンラインにしておくことをお勧めします。
チャット機能がついている遠隔会議システムもありますが、そもそもシステムに接続できないという事態もあり得ます。

会議の開始時間になっても相手が入室してこない、音声や画像が出ない...などの時すぐに「大丈夫ですか?」「音声が聞こえないです」などのやり取りができるよう、相手と連絡が取れる状態にしながら遠隔会議を始めましょう。

また、会議中に音声や画面の動きがスムーズにいかないという事態も発生しているようです。解決策の一つとして、以下の方法を試してみてください。
①遠隔会議システムのほうを画像や画面共有専用にする(マイク設定はOFFにする)
②音声は別回線を確保する(チャットの音声通話、SNSのグループ通話、電話など)

なお、オウンドメディアNexTalkでも、当社エンジニアが無償版Web会議システムの使い方をわかりやすく解説しています。こちらも併せてご覧ください。

無償版Web会議システムの一覧表をつくってみました~遠隔コミュニケーションのすすめ~(2020年5月7日)

無料Web会議システムの手順書をご紹介します。~Google MeetとMicrosoft Teamsをピックアップ。遠隔コミュニケーションのすすめ 第2回~ (2020年6月1日)

遠隔会議のファシリテーション

『遠隔会議はファシリテーションが大変。アイコンタクトが出来なかったり、相手の顔が見えないと発声するタイミングがわからず、誰かが一方通行でしゃべっている事も。メンバーも雰囲気がわかりにくいので、積極的に会話に入ろうとしない...とますます発声しにくくなってしまう』


対面の会議と違い、遠隔会議は「場の雰囲気」がつかみにくく、ファシリテーションが難しいという意見にはうなずけます。
また、自宅を見られたくないので会議中はカメラをOFFにする、という声もよく聞きます。とくに社内など内輪の会議の時にその傾向が強いようです。


視覚情報が少なくなりがちな遠隔会議では、音がいつも以上に気になることがあります。


『カメラをOFFにして会議をしている相手の背後から、「カタカタカタ...」と聞きなれない生活音が。相手もノーコメントだから聞けず、ミーティングの内容よりも、そこで何が起こっているのかすごく気になりました』


『自宅でWeb会議をしていると、自分の声がお風呂の中のように反響して気になった』


PC内蔵のマイク・スピーカー・カメラでも遠隔会議は可能ですが、予想外に多くの音を拾ったりエコーが気になることがあります。
より快適に遠隔会議を行うために、ヘッドセットやイヤホン、指向性マイクを導入したという方もいました。自分が話をしない時にはマイクをミュート(OFF)にしておくことも、雑音を防ぐには効果的です。

より詳しく効果的なファシリテーションについては、当社関連会社ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズが公開している以下のTipsも参考になさって下さい。
「会議のプロがガチで考えた『リモート会議のうまいやり方』」(ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ)

慣れるまでは雑談もあり!まずは使ってみる

自宅で終日テレワークする日々が続くと、どうしても職場の同僚と直接話をするコミュニケーションが不足しがちになります。

部署の中で定例的に遠隔会議を設定したり、きっちりとしたアジェンダがなくても、使い方に慣れることもかねて雑談的に会議をしてみると意外に盛り上がったりします。

「まずは使ってみる」が遠隔会議の達人になるコツです!

「テレワークあるある」について

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2020年03月11日公開
(2020年07月16日更新)
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