未来のオフィスはこうなる？バーチャルオフィスツールのご紹介

コロナ禍によってテレワークが推奨される中、新たな課題としてコミュニケーション不足といった問題が生まれてきています。そういった問題を解決する一助として、バーチャルオフィスに関心が寄せられています。

バーチャルオフィスというと、郵便物の受け取りや電話応対などを代行してくれる「実際のオフィスを構えなくても事業に必要な機能の一部を利用できるサービス」のことを思い浮かべる方もいらっしゃるかもしれません。このコラムではデジタル技術を活用したバーチャルオフィスに着目し、「仮想空間に擬似的なオフィスを構築し、そこでコミュニケーションなどがとれるもの」と定義します。

バーチャルオフィスには2Dや3Dにより仮想空間に擬似的なオフィスを構築するものや、音声のみでコミュニケーションを行うものなどさまざまなツールが存在しています。未来サービス研究所は、これまでさまざまなバーチャルオフィスツールについて調査し、実際に試行してきました。その結果をバーチャルオフィスツールの機能別に、以下の表のように分類してみました。分類基準としては、まず仮想空間あり/なしの2領域、さらに仮想空間について2D/3D/VRと区分しています。

このように、バーチャルオフィスツールといってもさまざまな種類があります。それぞれのツールによって特徴が異なるため、「どういった場面で使用したいか」について使用用途も明確にしておく必要があります。

仮想空間があるツールの場合、実際のオフィスとしての利用について適しています。その一方で、仮想空間がないツールはプレゼンス機能に優れています。相手に話しかけて大丈夫かどうかがすぐわかり、気軽に相手と会話することができます。さらに、仮想空間がある場合でも、2Dのツールは仮想空間全体を見渡しやすく、3Dのツールでは仮想空間への没入感^※が感じられます。また、VRのツールになると没入感はより高まっていき、仮想空間内で仕事をしている感覚が強く感じられます。テレワークが長く続き、対面でのコミュニケーションが以前より消失している中で、より「リアルなコミュニケーション」を追い求めようとし、バーチャルオフィスもVRへとシフトしつつあるのかもしれません。

ここからは「仮想空間があるバーチャルオフィスツール」に着目し、メリットとデメリットについて考えます。

バーチャルオフィスツールのメリットとしてあげられるのは、まず「コミュニケーションの活性化」です。テレワークだと誰とも話をしないまま一日の仕事が終わる、といったことがあるかもしれません。また、周りに同僚がいないことから、Microsoft TeamsやCisco Webex Meetingsなどのようなチャット用のコミュニケーションツールが導入されていたとしても、立ち上げていない（もしくはログインしていない）と、相手のプレゼンスがわからないため簡単に話しかけづらい、ということがあるかもしれません。しかしバーチャルオフィスツールがあると、仮想空間内で部屋を休憩室や執務室に分けアバターを移動させることができるため、相手が何をしているかが視覚的にわかりやすいことが利点です。そのため、声をかけてよいタイミングなどもわかるようになりコミュニケーションの活性化へとつながっていきます。

次に、「セミナーや交流会などのイベントでの活用」があげられます。セミナーや交流会はZoomなどのWeb会議ツールで行われることが多いですが、1対1で相手と話すことは難しいのが現状です。バーチャルオフィスであれば、参加者がアバターを使って画面上を自由に動き回ることができるので、リアルでの交流会のような感覚で人と接することができます。

ではデメリットはどうでしょうか。まず、「デバイスの性能によって利用できるツールや機能が限られる」という点があげられます。たとえば3Dを利用したバーチャルオフィスツールはかなりメモリーを消費するため、PCなどの環境によっては導入が難しいかもしれません。他にも、私たち未来サービス研究所内でトライアルを行ったときはカメラやマイクの不具合、特に話しているのに相手に聞こえないなど音声についてのトラブルが多く見受けられました。また、スマートフォンで利用できる機能に制限があるバーチャルオフィスツールもあるため、事前にチェックすることをお奨めします。

続いて「セキュリティー面」です。バーチャルオフィスツールを利用して社外秘の重要な会議をしたと仮定します。その会話がツール内に保存され万が一流出があった場合、大きな損失を被ることになります。このような事故にならないよう、ツール導入前にバーチャルオフィスツールのセキュリティー面について予めしっかりと調べておくことが必要です。

今回は、最近注目されているバーチャルオフィスツールの機能とメリット・デメリットについてご紹介しました。

コロナ禍が終息しても、働き方の「ニューノーマル」となったテレワークは今後も続いていくことが予想されます。さまざまなデジタルツールを駆使しながら、新しい働き方に対応できるようにしていきたいです。未来サービス研究所では、今後もさまざまな研究を行いながら、新しい働き方の可能性を皆さまにご提供できるようリサーチを続けます。

（未来サービス研究所　須藤佑理）