35施設の笑顔をオンラインでつなぐWebコンサートに挑戦! リモート介護最前線レクリエーション編 Part2

【「リモート」から見える未来 】vol.7

未来飛考地図
MIRAI SERVICE - Future Service Laboratory

2021年1月18日公開

本連載vol.1「オンラインでも利用者様を笑顔にできる!リモート介護最前線」で取り上げた介護施設でのWebコンサート。公開後から大きな反響があり、多くの介護関係者の方がコロナ禍の中でレクリエーションの開催に苦慮していることがわかりました。

この時にご紹介したALSOK介護株式会社様(旧株式会社ウイズネット)が、2020年12月24日にクリスマスコンサートをふたたびZoomで開催しました。しかも参加施設数は、前回の1施設からなんと35施設へと大幅に拡大!

コンサートに招待いただいた未来サービス研究所のメンバーもZoomで参加し、素晴らしい演奏にクリスマス気分を満喫しました。その後、vol.1と同様にコンサートの運営を担当された総務部門の太田さん、情報システム担当の橋本さんに大規模Webコンサート開催のコツについてインタビューしました。

35施設がオンライン参加、聴衆者総数は紀尾井ホール並みの850名!

4月から取り組まれているWebコンサートを、クリスマスバージョンということで大規模に開催されました。概要について聞かせてください。

例年は施設の中に演奏者をお招きしてクリスマスコンサートを開催していました。今年は難しいなと思っていたところに、コンサートの共催でお世話になっている社会保険労務士法人すばる様から、Zoomで開催しないかとのお誘いがありました。

春からすばる様と一緒に取り組んできたWebコンサートは演奏会場と施設を 1:1 でつないだものでしたが、今回は複数の施設が同時に参加する形式に挑戦してみました。

14時からと15時からの二部制にしたのですが、第一部では18施設、第二部では17施設の計35施設が参加しました。参加者はそれぞれ400名ちょっとずつだったので、合計すると約850人になります。企画した当初は10施設くらい参加すればいいかな...と思っていたのですが、予想以上に多くの施設が参加し、関心の高さを感じました。

850人ですか!都内で有名なコンサート会場の紀尾井ホールが800名くらいの規模ですから、それはすごいですね。参加された施設の特徴などはありますか?

Zoomの活用については、これまでも健康増進事業で施設同士をつないで一緒に体操をするなどの試行をしてきました。今回のコンサートは、これらの取り組みを通じてZoomの操作に慣れている施設に加え、小規模のグループホームなどこれまでZoomをあまり活用してなかった施設も巻き込むように参加を促しました。
Zoomのホストは、Webコンサートの開催に慣れていて通信環境も安定しているすばるさんにお願いし、当社本部スタッフは各施設との連絡調整を担当しました。

クリスマスWebコンサートの様子

クイズやリクエストを交え、双方向性のあるプログラムに工夫

複数の施設が対象ということで、プログラム編成や演奏者側の工夫はどのようにされましたか?

演奏された雅カルテットさまは、当施設以外にもWebコンサートの経験を積まれておりオンライン配信に適した演奏スタジオの大きさやカメラの設置方法など、工夫を重ねられています。ですので、今回のWebコンサートでも前回以上にクオリティーの高い演奏をしていただきました。

プログラムの編成という面では、前回のコンサートでは施設と演奏会場が 1:1 の関係だったので、施設側がミュートを外して曲のリクエストをするなど双方向のコミュニケーションが可能でした。しかし今回は複数の施設が対象なので個別のやり取りは難しく、どのように双方向性を持たせるかスタッフで打ち合わせをしながらアイデアを考えました。

まず、演奏の合間に音楽に関する○×クイズのコーナーを設けました。演奏会場側からクイズを出し、各施設のスタッフが参加者の答えを取りまとめて画面に向かって手で「〇」のジェスチャーをするなどの回答をするようにしました。

演奏してほしい曲のリクエストも、あらかじめ候補として3曲を選んでおき、この中から各施設が一番演奏してほしい曲を選択し、多数決で決定するようにしました。この取り組みは各施設から好評で、たとえ自分たちの施設のリクエストとは異なる曲が選ばれたとしても、リクエストに参加することで楽しい体験ができたとの声を頂きました。

施設ごとに挙手やジェスチャーで演奏曲をリクエスト!

Webコンサート1
雅カルテットの皆さん。オンライン配信のノウハウに長けた高品質な演奏技術だけでなく、トークのテンポやクイズの内容も皆が楽しめるように工夫されていました。

コンサートは50分編成にしたのですが、双方向性に力を入れたので、演奏曲数が絞られてしまい、クリスマスソングをもっと聞きたかったという意見も出ました。もっと時間を長くすることも考えられますが、これ以上長くすると要介護度の高い方は疲れてしまうのではないかという懸念もあり、難しいところです。

演奏が長いと一方通行になってしまいがちですし、かといって双方向性を持たせると時間が足りない...たしかに、バランスのとり方が大事ですね。
Zoomの操作面では、各施設はスムーズにいきましたか?

ふだんからZoomの使用に慣れている施設かどうかでコンサートのスムーズな視聴や双方向感の体験に差が出たと感じます。Zoomには入れたがテレビから音が出ない、カメラのアングルがうまくいかず自分たちの顔がうまく写らない、などの問い合わせがありました。

また、ギャラリービューとスピーカービューの切り替えがうまくできない施設がありました。○×クイズや曲リクエストの時はギャラリービューに、演奏の時はスピーカービューに切り替えるよう事前に説明していたのですが、実際には操作が難しい事業所があったようです。また、ピン留め(スポットライト)がうまく解除できず見たい画面にならないという施設もありました。
これらの点は、運営スタッフ側からは各施設の画面状況が見られないので確認できないもどかしさがあります。

いっぽうで、ギャラリービューで他の施設の様子が見られて楽しかった、という感想もありました。ふだんは利用者様が他の施設の様子を見る機会は少ないので、新鮮な体験だったようです。

他の施設の様子を見られる
ギャラリービューで他の施設の様子がわかると、一層盛り上がります。

施設それぞれの個性や工夫という面ではいかがでしょうか。

ミュートの状態でも聴衆の盛り上がりを演奏者側に伝えるため、前回のコンサートで活躍したポンポンに加えて、団扇や風船を用意したり、職員がサンタクロースの扮装をしたりするなど各施設が工夫をしてくれました。今回はコンサート開催の告知から開催までの期間が短かったのですが、もう少し早い段階で告知をしていたら、さらに色々とコンサートを盛り上げる仕掛けを各施設が考える時間が取れたかもしれません。

なお、今回参加したすべての施設にWi-Fiが入っているわけではありません。Wi-Fiがない施設は、インターネットが接続されている事務室から会場まで長い有線ケーブルを引っ張って視聴しました。PCが事務所から動かせないのでHDMIケーブルを引っ張りテレビとつないだ施設もありました。こうした通信面でも各施設独自の工夫をしていただいたので、かならずしもWi-Fi環境が整っていなくでもオンラインでのイベントは可能であることが分かりました。

接続トラブル等を想定した事前準備が今後の課題

通信環境の問題からオンラインに二の足を踏む施設も多いなかで、貴重な経験ですね。今回のWebコンサートは14時からと15時からの二部制でしたが、二部制ならではの課題はありましたか?

先ほど申し上げたように接続上のトラブルが生じた施設があったので、これらに対応することでコンサートの開始時間が予定よりも遅くなってしまいました。
14時の第一回目と15時の第二回目はZoomのルームを分けており、第二回目に参加する施設は14時半からルームを開けて接続テストをしておく段取りだったのですが、本番では14時半からの接続がうまくいかず、結局第一回目が終わってから第二回目の施設の入室承認と接続テストを開始することになりました。こうしたことから最終的な終了時間が予定の16時よりも遅くなり、職員の業務にも支障が出てしまいました。

加えて、二回目の入室承認が予定時刻より遅れているという事態を各施設に伝達するのにも手間取りました。電話対応では追い付かなかったので、業務用SNSで一斉配信するなど、不測の事態を想定した緊急連絡手段の準備も必要だったと思います。

何よりも、テレビの前に集まりコンサートが始まるのを楽しみに待っている施設の利用者様に対して、開始時間が遅れたことが申し訳なかったと思います。
コンサートの前日などに、前もって各施設の職員との間で接続テストをしておけばよかったというのが反省点です。または、一部と二部の開催時間の間隔をもう少し開けておけば、利用者様を待たせることなく余裕を持った運営ができたかもしれません。

参加施設数が多いからこそ、事前に接続テストをしておくことが大事だったのかもしれませんね。

そうですね。とはいえ、全体的には好評でしたので、新しい取り組みとして有意義だったと思います。
職員からは「これからも定期的にやってほしい」「演奏に自分達も癒された」「Zoomを活用して色々試してみたいと思った」「普段交流の無い事業所とつながり新鮮だった」などの声がありました。利用者さまからの反応も良く、「こういうの初めて。長生きしていると色々あるのね。」という嬉しい意見もありました。

多くの施設が、今回のWebコンサートをきっかけに、Zoomを活用した新しい取り組みに積極的になり広がりを見せていくのではないかと期待しています。
また、ハード面の課題としては視聴したテレビのサイズの大小により満足度に差があり、小さいテレビの施設では満足度が低い結果になりました。この点については今年から大型テレビを各施設に配備していく予定なので、取り組めるオンラインイベントにもより幅が出てくるのでないかと思います。これからも色々挑戦していきます!

― 今後の挑戦も楽しみです!ありがとうございました。

Webコンサート2
素敵なクリスマスのひと時を過ごすことができました!

リモート介護のポイント ~大規模レクリエーション編

①参加型のプログラムと役割分担

大規模なWebコンサートになると複数の施設と個別のやり取りをすることは難しくなりますが、「参加型」のプログラムを意識することで双方向感のあるプログラムになります。
筆者がコンサートを視聴しているさいも、○×クイズや曲のリクエストに参加者の皆さんが楽しんでいる様子が伝わってきました。
またこの場合、施設側に演奏会場からの呼びかけに答え、クイズやリクエストの回答をとりまとめる担当者が必要になります。同時にZoomの接続状況確認や操作(ギャラリービューへの切り替えなど)を担当するスタッフも欠かせません。施設側の準備として、この2つの役割は別々の方が担当したほうがよりスムーズな進行になると感じました。

②事前の接続確認と緊急連絡手段の確保

全体運営を担当された太田さんと橋本さんからは、「本番直前の接続テストでは時間が足りなくなったので、事前のテストが必要だった」との意見がありました。また、接続トラブルが発生していることを各施設に伝える緊急連絡では、電話を使うと時間がかかってしまったそうです。
私たち未来サービス研究所でも、異業種ワークショップなどで多くの方にオンラインで参加して頂くことがありますが、やはり接続トラブル対策と、接続できない時の緊急連絡手段の確保が課題になります。オンラインイベント共通の課題とも言えますが、事前に接続マニュアルやFAQを配布しておく、緊急連絡手段にはメールやSNSの一斉配信等を活用する、などの準備を念入りにしておくことがポイントになりそうです。

コロナ禍で社会不安が続く現在、誰もが笑顔になれるレクリエーションの重要性はますます高まっています。多くの施設が、それぞれの知恵と工夫でICTを活用しレクリエーションを楽しむALSOK介護株式会社様のような取り組みがますます広がることを願っています!

(インタビュアー:未来サービス研究所 八巻)

【関連サイト】
オンラインでも利用者様を笑顔にできる!リモート介護最前線 ~レクリエーション編
オンラインでも利用者様を笑顔にできる!リモート介護最前線 ~面会・見学編
ALSOK介護株式会社

「リモート」から見える未来】
バックナンバーはこちらから

※記載の会社名、製品名は、各社の商標または登録商標です。
※自治体・企業・人物名は、取材制作時点のものです。


当記事へのご意見・ご感想や未来サービス研究所へのご質問など「お問い合わせ」からお気軽にどうぞ!

未来サービス研究所のコンテンツ

未来サービス研究所
ユニアデックス『未来サービス研究所』の活動をご紹介します。
5~10年先の情報システムを支えるサービスとは何か?をテーマに市場調査や研究開発を行っています。

ビジネスへのAIの活用について ~ AIOpsとデジタル化に向けたAIの活用 ~
ITサービスの運用高度化や、お客さまのデジタルトランスフォーメーションを加速するエンジンとして採用されるAI技術への取り組みを、時系列数値解析、自然言語処理や画像認識といった分野ごとの事例で紹介します。


2021年01月18日公開
(2021年01月18日更新)
新事業への取り組み

新事業への取り組み一覧

お問い合わせ

お客さまの立場で考えた、最適なソリューションをご提供いたします。
お気軽にお問い合わせください。

お問い合わせ
page top